Stellenangebote

Seit 1945 steht das Englische Institut als Privatschule für internationale Bildung, Persönlichkeitsentwicklung und individuelle Förderung. Das E.I. gehört mit zu den größten Privatschulen Baden-Württembergs.

Die Englisches Institut gGmbH ist eine traditionsreiche Privatschule in Heidelberg. Sie beherbergt ein staatlich anerkanntes Gymnasium mit G9 und bilingualer Ausrichtung sowie eine staatlich anerkannte bilinguale Ganztagesgrundschule.  



Für unser Gymnasium suchen wir ab 1. Februar 2025 oder später eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
- Teilzeit 50 % - 75 % -

Ihr Aufgabenbereich setzt sich insbesondere zusammen aus:

Organisatorische Aufgaben
  • Planung und Organisation von Meetings
  • Mithilfe bei der Organisation von Firmenveranstaltungen
  • Unterstützung bei Projekten: Planung, Koordination, Überwachung
Administrative Aufgaben
  • Dokumentenmanagement: Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten
  • Protokollführung: Aufzeichnung und Nachbereitung von Besprechungen
  • Unterstützung bei Antragsstellungen, Prüfung von Bescheiden, Erstellen von Verwendungsnachweisen
  • Übernahme von Meldungen an Behörden
Kommunikation
  • Interne und externe Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeitende/Kollegium und Geschäftspartner
  • Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung, Recherchen, Bereitstellung von relevanten Informationen und Berichten
Personal
  • Verwaltung von Personalakten: Aktualisierung und Pflege
  • Erstellung und Verwaltung von Bescheinigungen und Dokumenten
  • Arbeitszeiterfassung und -berechnungen
  • Bewerbermanagement: Unterstützung bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, interne und externe Ausschreibungen
  • Organisation und Durchführung von Onboarding-Prozessen
Finanzen
  • Unterstützung beim Bearbeiten von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Pflege und Archivierung von Finanzunterlagen
  • Verantwortung für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit unserem digitalen Kantinensystem
  • Unterstützung bei der (jährlichen) Budgetplanung und -kontrolle
  • Unterstützung bei der Abrechnung der internen Organisation

Ihr Profil:
  • abgeschlossene kfm. Berufsausbildung, Ausbildung zum Fachwirt, Bachelor/Master (kfm.)
  • Berufserfahrung in ähnlichen Positionen
  • sehr gute Deutschkenntnisse, professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation
  • sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Bereitschaft, sich in firmeninterne Programme und Abläufe einzuarbeiten
  • pragmatische, lösungsorientierte Herangehensweise, Diskretion, Belastbarkeit, Detailorientierung

Wir bieten Ihnen:
  • Bezahlung in Anlehnung an den Tarifvertrag der Länder (TV-L), Gruppe 8,
  • Einstufung nach beruflicher Erfahrung
  • vielfältige Sozialleistungen (übertariflicher Urlaub, betriebliche Altersvorsorge, Jobticket etc.)
  • flexiblen Arbeitsbeginn unter Beachtung der Kernarbeitszeit
  • perspektivische Möglichkeit zur Erhöhung der Arbeitszeit bis hin zu Vollzeit
  • Intensive Einarbeitung und Fortbildungsmöglichkeiten, z.B. Fachseminare

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bis zum 31.12.2024 digital an folgende Adresse schicken:

Personalabteilung Frau Papp: bpapp(at)englisches-institut.eu